Serviceminded Administrativ Koordinator søges i Vejle

På vegne af vores kunde i Vejle, søger vi en Administrativ Koordinator. Vi har mange velfungerende administrative processer, men det er afgørende for os, at du trives med fingrene i mulden og motiveres af at få de praktiske ender til at mødes. Din primære opgave bliver den daglige, praktiske drift af kontoret, hvor du fungerer som den ultimative vært/værtinde for både kollegaer, kunder og samarbejdspartnere. I de første 3 måneder bliver din vigtigste opgave at skabe struktur, overtage de faste daglige rutiner og hurtigt blive en naturlig og uundværlig "fikser" for både ledelsen og resten af organisationen.

Praktisk information:

• Arbejdssted: Vejle (samt vores kontor i Greve 1-2 gange om måneden)
• Opstart: Hurtigst muligt
• Ansættelse: Fastansættelse, fuldtid
• Ansøgning: Send dit CV og ansøgning til [email protected]. Har du spørgsmål, kan du ringe på 55667344

Dine opgaver spænder bredt, men stjernen i din arbejdsdag er den praktiske kontordrift, den gode service og koordineringen. Du vil få en udpræget "fikser-rolle", hvor du løser de udfordringer, der opstår i løbet af dagen. Der er i høj grad tale om en "Blæksprutte" stilling, med en meget bred vifte af praktiske såvel som administrative opgaver.

Dine ansvarsområder inkluderer:

• Daglig drift og indkøb: Handle ind, bestille forbrugsvarer og kontorartikler, og generelt sikre at kontoret altid fremstår skarpt og indbydende
• Vært/værtinde: Tage varmt imod kunder, gæster og samarbejdspartnere. Du er kontorets ansigt udadtil og yder altid support med et smil
• Rejsebooking: Planlægge og booke transport, hoteller og rejser for dine kollegaer
• Ledelsesstøtte og koordinering: Håndtere leders tidsplaner, kalendere og aftaler
• Kultur og trivsel: Du har en bred kontaktflade og støtter op om den lette del af HR – eksempelvis introduktion af nye medarbejdere, organisering af firmaarrangementer og at sikre det generelle velbefindende på kontoret
• Leverandørkontakt: Håndtere kontrakt- og prisforhandlinger med kontorleverandører og serviceudbydere, samt sikre at alt faktureres rettidigt
• IT-koordinering: Fungere som bindeled til vores internationale it-afdeling og eksterne leverandører vedrørende kontorudstyr
• Administration: Udarbejde PowerPoint-præsentationer og supportere andre afdelinger med administrative opgaver efter behov

• Du har gerne erfaring fra en lignende administrativ og praktisk orienteret rolle, hvor du har været vant til at få en arbejdsplads til at fungere
• Du taler og skriver flydende dansk
• Du har gode engelskkundskaber, da koncernsproget er engelsk, og du vil have en international kontaktflade
• Du kan bruge IT-systemer, særligt Office-pakken og PowerPoint

• Udadvendt og social: Du er typen, der kan tale med alle. Du tager gerne "bordet rundt om fredagen" for at mærke stemningen og tjekke ind hos dine kollegaer
• Eminent vært/værtinde: Du er enormt serviceorienteret og brænder for at give gæster og kollegaer en god oplevelse
• Fikser-genet: Du er selvkørende, ser af dig selv hvad der skal gøres, og tager initiativet til at få det løst – uanset om det er praktisk eller administrativt
• Struktureret og proaktiv: Du er på forkant med tingene og har et naturligt overblik, selv når det går stærkt
• Omstillingsparat: Du trives i et miljø med et højt tempo, hvor dagene sjældent er ens, og hvor du har frihed under ansvar

• Kontoret og miljøet: Vi er 14 medarbejdere i Danmark. Miljøet er uformelt, ambitiøst og præget af korte beslutningsveje. Vi hjælper hinanden på tværs, og her er en høj grad af tillid
• Arbejdstid og tilstedeværelse: Arbejdstiden er 37 timer om ugen. Da rollen i høj grad er bygget op omkring praktisk drift, værtskab og interne kontaktflader, forventes det, at du er fysisk til stede på kontoret
• Kørsel til Greve: Der vil være behov for at besøge vores kontor i Greve et par gange om måneden

Ansøgningsprocessen Lyder stillingen som det helt rette match for dig? Send dit CV og din ansøgning til: [email protected] Har du spørgsmål til stillingen eller rekrutteringsprocessen, er du meget velkommen til at ringe til os på telefon: 55667344 Vi afholder samtaler løbende, så send gerne din ansøgning hurtigst muligt.

Bemærk: Den officielle stillingsbetegnelse i vores systemer vil være Office Manager.